Reservas de áreas comuns: dicas para uma gestão eficiente!

Morar em condomínio para muitas pessoas é sinônimo de comodidade, conforto e segurança. Porém, quando se trata de assuntos relacionados à reserva de áreas comuns, este pode ser motivo para grandes conflitos.

Para ajudá-lo no gerenciamento destas reservas de áreas comuns, preparamos este post com dicas importantes, para ajudar a evitar este tipo de problema. Confira!

Definição das regras de uso das áreas comuns

Como se sabe, as áreas comuns são para o uso de todos os moradores, portanto, é importante que sejam instauradas regras claras do seu uso.

Sendo assim, o primeiro passo para gestão de reservas de áreas comuns é o estabelecimento de medidas de uso, que visem atender aos direitos de todos os condôminos, de forma justa e imparcial.

Para isso, o síndico deve promover uma assembleia, para que as regras sejam criadas e aprovadas pela maioria.

Veja alguns pontos que precisam serem definidos nestas normativas:

1.       Agendamento das áreas comuns

Por questão de organização, o mais indicado é que sejam estipulados prazos mínimos e máximos para realização das reservas do local.

Neste quesito, também é importante determinar os seguintes prazos:

·         A quantidade de vezes que o espaço pode ser reservado pelo condômino ao longo do mês/ ano;

·         O intervalo entre uma reserva e outra;

·         A quantidade de dias para desistência da reserva.

·         Uso dos espaços durante datas comemorativas, como Natal, Réveillon ou Páscoa, pois são datas muito disputadas entre os moradores.

2.       Valores de taxas

Um tópico importante para ser regulamentado são os valores das taxas a serem cobradas para o uso de áreas comuns.

Apesar de ser uma área de uso coletivo, muitas vezes a utilização destes espaços geram despesas extras ao condomínio, como por exemplo, uma taxa de limpeza, ou, podem ser alugados os espaços para pessoas de fora do condomínio, gerando uma taxa de aluguel do ambiente.

3.       Limpeza e reparos

Quando se reserva um salão de festa, o mínimo que se espera é encontrar um ambiente limpo e bem conservado para realização do evento, não é mesmo?

Neste tópico, uma dica valiosa é a presença de um vistoriador no local, antes e depois do evento, para garantir que todos os itens que compõem o espaço serão entregues inteiros e funcionando.

Caso seja quebrado um copo ou prato, é válido ter uma tabela com os preços a serem cobrados para repor estas mercadorias.

Vale a ressalva neste ponto também, em relação às peças de decoração utilizadas para compor o ambiente da festa são de responsabilidade do condômino. Por mais que seja cobrada uma taxa de limpeza, ele é quem deve se comprometer em entregar a área reservada sem estes itens. Assim, como precisa haver regras em relação a colocar pregos, grampos ou fitas adesivas nas paredes para prender as decorações. Caso venham a danificar a pintura, estes devem arcar com os consertos.

4.       Quantidade de pessoas

Ao realizar um evento, mesmo que seja no salão de festa do condomínio, é importante respeitar as regras de lotação, para segurança de todos.

Caso o condomínio ainda não tenha essa definição, se recomenda realizar o cálculo de pessoas por metro quadrado.

Em média, para espaços com pessoas sentadas, o cálculo varia de uma a duas pessoas por metro quadrado. Enquanto que para eventos com pessoas em pé, a média varia de 3 a 9 pessoas.

5.       Acesso de visitantes

Para evitar tumulto na portaria do prédio, outro ponto que merece atenção é o acesso de visitantes às áreas comuns do condomínio.

Caso seja uma reserva de um salão de festas, uma dica preciosa é os moradores já deixarem na portaria uma lista com o nome de todos os convidados que estão com os acessos liberados. Sistemas de gestão, com portaria online integrada ajudam a atender bem este quesito!

Em relação a outros tipos de espaços, como academia, precisa ser bem esclarecido este ponto, se os visitantes podem utilizar o espaço junto com os moradores. Se autorizado o uso, vale lembrar que as regras de uso do local se aplicam a todos!

6.       Horários de funcionamento

Quando se trata de reservas de áreas comuns, outro ponto que merece adotar medidas de uso é em relação ao horário de uso do espaço.

Por mais que o condomínio tenha seu horário de silêncio estipulado na convenção, e este deve ser respeitado, as áreas comuns podem ter horários próprios para uso.

Afinal, ninguém deseja ser acordado às 08:00h, num domingo, com um som alto de uma festa, não é mesmo?

Sendo assim, quando for fixar um horário para o uso de áreas comuns, leve em consideração o sossego e a segurança dos demais moradores, que não estarão participando do evento, respeitando ao máximo o bem-estar de todos.

7.       Termo de responsabilidade

Por fim, ao definir as regras para reserva de áreas comuns, o último tópico que apresentamos é o termo de responsabilidade.

Por mais que a maioria das pessoas não leiam, este documento confere maior formalidade ao efetuar uma reserva, servindo como prova de que a pessoa está ciente de todas as normas de uso.

Uso de ferramentas online para facilitar as reservas de áreas comuns

Sabemos que administrar um condomínio é uma tarefa complexa, são muitas pessoas, locais e situações diversas que demandam atenção. Para isso, recomendamos o uso de ferramentas que visem a auxiliar nas tarefas do dia a dia, para dar mais agilidade e menos burocratização em alguns procedimentos.

Em relação a reservas de áreas comuns, há no mercado alguns sistemas de gestão condominial, como o SAMI, que visam facilitar esta rotina, permitindo que os moradores acessem o aplicativo, visualizem as datas disponíveis e façam suas próprias reservas.

Isso evita o trabalho da equipe da sua administradora de condomínios e diminui possíveis erros manuais, como por exemplo, duas reservas serem feitas na mesma data.

Como o SAMI pode ajudar?

Para ajudar a gerenciar todas regras estabelecidas para o uso de áreas comuns, com o SAMI é possível criar diferentes configurações para cada área.

Nosso sistema de reservas está disponível 24h por dia, facilitando o acesso dos moradores, que podem acessar o APP personalizado da imobiliária de onde estiver e efetuar suas reservas.

Para reforçar a responsabilidade com a conservação do ambiente, uma reserva só é confirmada caso os condôminos assinam que leram o termo de responsabilidade de uso da área.

Uma vez efetuada a reserva, a administradora e os moradores recebem o email com a confirmação da reserva, que contém inclusive o termo de uso, a fim de fortalecer as normas estipuladas.

Além disso, nossa plataforma faz disparos automáticos de push aos moradores, lembrando-os da data da reserva.

Todas as reservas ficam concentradas num painel para consulta do síndico e da Administradora, emitindo relatórios mensais para facilitar a gestão.

Esperamos que com esta matéria, tenhamos conseguido passar a importância de gerenciar as reservas de áreas comuns e demonstrar as vantagens que um sistema de gestão pode oferecer para sua Administradora.

Entre em contato conosco e conheça esta e outras ferramentas de gestão automatizadas que temos para oferecer para o seu negócio. 

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