Relatórios gerenciais fundamentais para Administração de condomínio

Para se obter bons resultados com a administração condominial é preciso que os gestores tenham em mãos todos os resultados, para que se possam analisar como anda a saúde do seu negócio.

Sabendo disso, os relatórios gerenciais ganham um papel essencial na gestão dos condomínios, pois estes documentos apresentam de forma clara e objetiva todas as informações necessárias para um planejamento estratégico e para tomadas de decisões de forma ágil.

Quer entender um pouquinho mais sobre a importância dos relatórios gerenciais na administração condominial? Confira o post que preparamos!

Benefícios e importância dos relatórios gerenciais

Toda administradora de condomínios precisa estar sempre atenta aos resultados apresentados pela gestão desempenhada. Independente do tamanho da carteira de condomínios, os números apresentados pelos relatórios servirão de métrica para planejamentos futuros.

Entre os principais benefícios que os relatórios gerenciais podem oferecer estão:

·         Tomada de decisões: ajudam a decidir se é necessário a contratação de mais assessores de condomínio, se é preciso e possível adquirir novos equipamentos tecnológicos ou por exemplo, oferecer novos produtos e serviços aos condomínios, que possam trazer mais lucratividade para a administradora.

·         Ajudam a criar metas: a partir dos resultados obtidos com os relatórios, a Administradora consegue realizar planejamentos, como por exemplo, expandir sua carteira de condomínios.

·         Orientam sobre estratégias traçadas: tão importante quanto tomar decisões e traçar metas é a visão que os relatórios gerenciais podem apresentar aos gestores sobre as estratégias traçadas. Com o acompanhamento dos resultados, se o resultado esperado não estiver sendo obtido, o gestor pode modificar os planos.

Desafios e dificuldades na criação de relatórios gerenciais

Mesmo sabendo da contribuição que os relatórios gerenciais oferecem para o crescimento de uma empresa, alguns gestores ainda resistem em fazer o devido acompanhamento das métricas, pois encontram dificuldades para isso.

Entre os maiores obstáculos encontrados estão:

·         Sistemas não integrados: difícil relacionar dados, fazer boas análises para se chegar a uma conclusão exata.

·         Controles manuais: demanda muito tempo para reunir todos os dados e construir um relatório

·         É caro: demanda horas de trabalho que poderiam estar sendo utilizadas de forma mais produtiva.

Analisando estas dificuldades, é válido considerar o investimento em um bom sistema ERP, como o SAMI, que apresenta diversos tipos de relatórios integrados, para uma gestão completa dos seus condomínios.

Com o auxílio de um sistema ERP é possível emitir os relatórios de qualquer setor da empresa, em tempo real, de forma rápida. A integração de diferentes setores em um único banco de dados garante que as informações sejam compartilhadas, permitindo um controle preciso e completo sobre as ações da Administradora.

Como realizar uma boa análise dos relatórios gerenciais?

Para se obter o máximo proveito dos resultados que um relatório gerencial pode apresentar é preciso saber realizar uma análise. Separamos aqui alguns pontos a serem observados na hora de aferir os dados.

·         Definir o que é importante

Antes da emissão de um relatório, tenha claro o que se espera ver de resultado nele. Por exemplo, se queres saber quais são os condomínios que trazem mais retorno financeiro para a Administradora, daí se pode buscar um relatório mensal e anual que apresenta os valores de taxas de administração.

·         Começar a fazer análises mais detalhadas

Você emite todos os meses os extratos dos condomínios, com os resultados sobre toda movimentação financeira, tudo certinho! Mas você já parou para analisar e comparar estes resultados? Será que não poderia ser proposto uma redução de custos para o condomínio com a substituição de algum serviço ou fornecedor? Lembre-se, o crescimento do faturamento dos saldos dos condomínios é influência direta de uma gestão.

·         Relatórios periódicos

Não há nada pior do que analisar relatórios com muitas informações e com dados muito complexos de uma só vez, ou então, precisar ter uma informação mais ampla e os resultados estarem fracionados.

A periodicidade em que os relatórios são analisados influenciam diretamente nos resultados.

Alguns relatórios, como de fluxo de caixa, estes necessitam um acompanhamento mais diário, extratos podem ter um acompanhamento mensal, enquanto que balancetes comparativos podem ser emitidos por trimestre.

·         Identificar os piores e melhores resultados

Um acompanhamento sobre a saúde financeira dos condomínios pode ajudar a identificar alguns pontos: quanto tempo do mês os condomínios estão com saldos positivos ou negativos, quais os que apresentam maior inadimplência, que consomem mais horas de trabalho dos assessores, …

Ter esta visão sobre os resultados vai permitir que a Administradora encontre os maiores gargalos e oportunidades de crescimento da empresa

Tipos de relatórios gerenciais

Agora que já sabemos como analisar, precisamos conhecer os tipos de relatórios que são mais utilizados para uma gestão condominial, para conseguir tirar melhor proveito da finalidade de cada um.

Cadastrais: oferecem dados sobre os cadastros dos condomínios, dos condôminos, dos síndicos e dos fornecedores. Através deste tipo de relatório é possível obter uma análise do público-alvo, o que contribui para as estratégias de marketing e comerciais.

Financeiros: estes modelos de relatórios abordam informações relacionadas ao dinheiro, demonstrando todas as movimentações de entradas e saídas.

Satisfação: estes modelos de relatórios apresentam métricas sobre o atendimento aos clientes. Através da análise destes tipos é possível se ter uma noção sobre a satisfação dos moradores com a gestão condominial.

Crescimento: este tipo de relatório apresenta os dados sobre a evolução da gestão dos condomínios. Eles costumam fazer um comparativo mensal e traçam a curva de crescimento sobre o aspecto analisado.

Análise: os relatórios e análise apresentam questões mais técnicas, com dados mais completos, pois trazem além dos resultados, conclusões baseadas numa análise geral dos negócios.

Controle: estes modelos de relatórios demonstram a eficiência dos processos da administradora, pois eles trazem dados para o acompanhamento da produtividade. 

Conheça alguns modelos de relatórios gerenciais que podem ser emitidos no SAMI

Agora que já conhecemos os tipos de relatórios que são importantes para o gerenciamento de uma administradora de condomínios, vamos conhecer alguns modelos de relatórios que o SAMI pode oferecer para ajudar na sua gestão.

Montamos aqui uma listagem com os principais relatórios gerenciais disponíveis no SAMI, que todo administrador precisa conhecer e fazer uso na gestão condominial.

Cadastrais:

·         Relatório Geral de Unidade: trazem dados sobre os proprietários e inquilinos das unidades.

·         Relatório de Síndicos: fornecem informações sobre as datas de início e término de posses dos síndicos.

·         Relatório de Credores: apresenta os dados sobre os fornecedores de produtos e serviços para os condomínios.

·         Relatório de Históricos: mostra todos os tipos de taxas e suas configurações, para auxiliar na revisão se os eventos irão se comportar conforme o esperado.

Financeiros:

·         DRE: é um relatório contábil que apresenta os resultados sobre a saúde financeira dos condomínios.

·         Relatório de contas a pagar: mostra todas as despesas lançadas para o condomínio, pagas, não pagas e que ainda irão vencer.

·         Relatório de contas a receber: demonstra todos os créditos que a Administradora cobrou num determinado período.

·         Relatório de cobrança: com este relatório é possível verificar quais foram os créditos deixados de serem arrecadados num período, os valores de multa e juros a serem cobrados, além é claro, de se analisar a qualidade e regularidade dos pagamentos efetuados para cada condomínio, vendo quem são os bons e maus pagadores.

·         Relatórios de fluxo de caixa: este relatório auxilia no gerenciamento do capital de giro, mostrando toda a movimentação de entrada e saída num determinado período.

Satisfação:

·         CRM: com os registros dos atendimentos dos clientes é possível se avaliar o grau de satisfação deles com a Administradora.

Crescimento:

·         Balancete comparativo: este modelo de relatório traz um comparativo mensal de todas as receitas e despesas.

·         Demonstrativo por período: este modelo apresenta uma soma de todas as taxas de um determinado intervalo de tempo, para o acompanhamento da evolução dos números.

Analise:  

·         Saldo de condomínio com movimento diário: trás uma visão detalhada de todos os débitos e créditos do período para serem analisados, com resumo da totalização diária do saldo do condomínio.

·         Extrato geral: traz uma visão detalhada de todos os débitos e créditos do período para serem analisados, com resumo da totalização mensal do condomínio.

Controle:

·         Relatório de reservas de áreas comuns: apresenta a consulta de todas as reservas efetuadas pelas unidades.

·         Planilhas de consumo: estes relatórios apresentam as leituras e valores de gás, água e luz para se efetuar o controle das medições efetuadas.

Com uma boa análise e identificação dos relatórios específicos para cada verificação é possível se obter uma visão sistêmica sobre os números de todos os setores da empresa.

O SAMI é um ERP focado na gestão condominial, por isso consegue fornecer aos seus usuários relatórios gerenciais completos com dados integrados de todos departamentos.

Traga sua administradora para Sami e usufrua de uma gestão completa!

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