Conheça o sistema de portaria online da Sami

Hoje vamos falar um pouco sobre sistema de portaria online disponível para administradoras de condomínio. O uso desta ferramenta integrada ao sistema de gestão condominial se torna uma grande diferencial em relação a concorrência.

Mas afinal, o que é um sistema de portaria online?

O sistema de portaria online é uma ferramenta que otimiza as atividades diárias dos condomínios, facilitando a comunicação dos moradores x porteiro, proporcionando maior segurança, organização e controle das entradas e saídas de visitantes.

Por que meu condomínio precisa de um sistema de portaria online?

Gerir uma portaria não é uma tarefa tão simples, mas por trata-se de um ponto com extrema importância do condomínio e que requer que a segurança nesse local seja sempre aprimorada a fim de diminuir o acesso de pessoas mal intencionadas e, consequentemente, com os problemas relacionados a roubos, assaltos e quaisquer inconvenientes que podem ser causados por pessoas que entram e saem do condomínio.

Com isso, o uso de recursos tecnológicos se faz cada dia mais presente no cotidiano das pessoas que moram em condomínios, pois na medida em que os empreendimentos aumentam, se necessita ainda mais de ferramentas que visam auxiliar no monitoramento e na organização das funções que envolvem uma portaria.

Como funciona um sistema de portaria online?

Através de um aplicativo, os moradores conseguem registrar os nomes das pessoas autorizadas a ingressarem no condomínio.

Todos os registros são apresentados num painel de controle para os porteiros, que apenas precisam consultar se o nome de um visitante esta liberado, para permitir a entrada, sem necessidade de estar interfonando para a unidade para confirmar a autorização.

Como o sistema de portaria online do SAMI pode ajudar?

O sistema de portaria online é uma das grandes facilidades que a Sami disponibiliza de forma gratuita para os seus clientes.

Esta ferramenta é totalmente integrada ao sistema SAMI ERP Condomínio, o que facilita o controle dos acessos as unidades e a comunicação da portaria x administradora.

Entre os recursos apresentados neste sistema estão:

• Autorização de acessos

Com o nosso sistema, é possível acompanhar todo o fluxo de entrada e saída de visitantes do condomínio. Tanto os porteiros, quanto os condôminos podem registrar a autorização de acessos.

Todas estas liberações de acesso são notificadas aos condôminos, que recebem uma notificação em seu aplicativo relatando as visitas à sua unidade, além de outros dados do visitante e veículos.

Caso o prestador de serviços seja para o próprio condomínio, estes registros de autorização de acessos também ficam registrados e o sistema disponibiliza uma lista de possíveis serviços, garantindo mais agilidade na entrada.

Além disso, os moradores podem deixar registrada uma lista de visitantes permanentes, autorizados a ingressarem no condomínio, como por exemplo, uma diarista ou um parente próximo.  Estas entradas permanentes ajudam a melhorar o fluxo dos acessos na portaria.

• Registro de ocorrências

Fatos e acontecimentos que infrinjam regras do condomínio, relacionados aos visitantes durante seu acesso ao condomínio podem e devem ser comunicados no livro de ocorrências do condomínio.

Com o auxílio do sistema de portaria online do SAMI é possível os porteiros efetuarem este registro de forma online, para que mesmo ausentes, o síndico e a Administradora fiquem sabendo da ocorrência de forma imediata e possam vir a tomar medidas em relação a notificações, multa, manutenção e em casos mais severos, a proibição do acesso novamente de um prestador de serviços ao condomínio.

• Recebimento de encomendas

Para quem mora em um condomínio grande já deve ter se deparado com situações de vizinhos que param seus carros na entrada do prédio para perguntar aos porteiros se chegou alguma encomenda para sua unidade,  atrapalhando todo o fluxo de entrada no condomínio, não é mesmo?

Para auxiliar na organização deste processo e evitar conflitos entre vizinhos, o sistema conta com o monitoramento de entrada e saídas de encomendas do condomínio.

Entre as funções do porteiro, lhe compete a responsabilidade de receber as encomendas e correspondências dos moradores. Ao receber uma mercadoria o porteiro faz o registro no sistema e o morador recebe uma notificação no seu aplicativo sobre a chegada da encomenda.

O controle sobre este processo fica todo registrado no sistema, com alterações dos status das mercadorias, com as datas de chegada e data de retirada pelos moradores.

• Reservas de áreas comuns

Em alguns condomínios é normal que as chaves das áreas comuns fiquem sob responsabilidade dos porteiros. Sendo assim, quando há reserva de alguma destas áreas, cabe a eles liberarem o acesso ao espaço.

Para facilitar esta comunicação, o sistema de portaria online do SAMI disponibiliza no cliente online o menu de reservas de áreas comuns aos porteiros. Desta forma, basta efetuarem a consulta online para confirmarem a reserva efetuada pelas unidades.

• Lista de convidados

Para uma boa organização do fluxo de acessos na portaria, as reservas de áreas comuns precisam ter como regras a disponibilização da lista de convidados.

Estas listas de convidados precisam estar a disposição dos porteiros, para quando haja um evento a chegada dos visitantes não atrapalhe a entrada dos moradores na portaria e nem façam com que estes necessitem ficar interfonado para a unidade para liberar os acessos.

• Integração com o CRM da Administradora

Para entrar em contato ou registrar a necessidade de uma manutenção no condomínio, como o conserto do motor do portão, os porteiros podem efetuar chamados direto pelo aplicativo, notificando a Administradora e o síndico.

• Cadastros diversos: pet/ moradores/ veículos

Diante do aumento de violência e insegurança, os condomínios têm investido cada vez mais em recursos que visam assegurar mais tranquilidade aos moradores.

Entre as alternativas existentes, o cadastro de moradores passou a ter destaque. Criar e manter atualizado o cadastro de moradores e seus veículos consiste em uma medida preventiva de segurança para evitar a entrada de ladrões, que tentam se passar por residentes no edifício. Essa medida também ajuda a evitar que moradores sejam barrados, causando um certo constrangimento.

Para auxiliar neste processo, o sistema armazena e organiza estas informações registradas, como os nomes dos moradores, meio de contato, os animais de estimação e os dados dos veículos pertencentes as unidades.

Além disso, estes cadastros ainda contribuem para outras questões relevantes, como a entrega de encomendas, para o registro de entrada e saída de moradores e outras funções relacionadas às eficiências da operação predial.

• Notificações em push

Também é possível notificar – em tempo real – os moradores sobre a chegada de encomendas de correio ou transportadoras mesmo que eles não estejam na residência: assim que chegam à portaria, as encomendas são registradas diretamente no sistema, que envia automaticamente uma notificação via aplicativo através do sistema do seu condomínio, agilizando e notificando os condôminos que suas entregas estão disponíveis na portaria.

• Relatório gerencial

Para ajudar na gestão da portaria dos condomínios o sistema emite relatórios mensais.

Os relatórios gerencias são um importante documento para gestão de um negócio, pois ele carrega dados todas as entradas e saídas dos visitantes ao condomínio.

Como se pode perceber, o uso de um sistema de portaria online se faz cada vez mais necessário para auxiliar na segurança e na organização dos condomínios.

Para facilitar ainda mais o dia dos condomínios que sua Administradora gerencia, entre em contato com a Sami e solicite uma demonstração de todos os recursos que o nosso sistema pode lhe proporcionar!