10 ferramentas para melhorar a comunicação com seus condôminos

Um grande problema enfrentado na maioria dos condomínios é a comunicação com seus condôminos. Quando se vive em comunidade, fazer com que as pessoas convivam de forma harmônica e civilizada é um grande desafio enfrentado pelos síndicos. Por isso, a comunicação entre as partes é fundamental para se manter o equilíbrio e prevenir conflitos.

O sucesso na comunicação reflete uma boa gestão desempenhada. Sabendo disso, é preciso que síndico e Administradora busquem ferramentas para tentar melhorar o diálogo.

Para ajudá-lo nesta difícil tarefa, trouxemos para você dez ferramentas que podem ser adotadas nos condomínios, especificando o seu uso e garantindo que a ferramenta adotada seja utilizada corretamente. Confira.

1.   Assembleia

As assembleias são as instâncias máximas de deliberações no condomínio. Como envolve a presença de todos os moradores, seja online ou presencial, é uma forma de comunicação democrática e participativa, por isso, deve ser utilizada para definições importantes que envolvam a todos.

Neste cenário, as assembleias virtuais ganham inclusive mais importância, pois a participação dos moradores é maior. Com o uso desta ferramenta, também é possível apenas criar enquetes para serem debatidos assuntos de ordem coletiva. É de extrema relevância conhecer a opinião dos moradores, saber sobre os interesses da maioria sobre uma possível criação de pauta para uma futura assembleia.

2.   Quadro de avisos

A tecnologia veio para ficar e facilitar a vida de todos, mas infelizmente, algumas pessoas não conseguiram se adaptar a toda esta transformação digital ou não têm o hábito de estar navegando constantemente na internet para estar se atualizando.

Sabendo disso, um recurso a ser utilizado e que funciona para comunicação com os condôminos são os avisos impressos fixados num quadro no hall de entrada do prédio ou no elevador.

3.   Circulares

As circulares são conhecidas como também como cartas dos condomínios. Esta forma de comunicação é mais formal, utilizada quando se trata de um documento importante.

Portanto, sua entrega deve garantir que os condôminos estejam cientes do assunto. Para isso, quando a entrega for de forma presencial, seu recebimento deve ser protocolado, ou seja, o síndico entrega a carta em mãos ao responsável pela unidade, que deve assinar o protocolo de entrega de correspondência.

Outra forma utilizada atualmente para a entrega das circulares é de forma online. Existem no mercado alguns sistemas de gestão que permitem a emissão destas circulares, com inclusão de documentos em anexos e o disparo delas por email ou via push, por exemplo. Este recurso se torna válido porque garante o controle de leitura dos condôminos.

4.   Redes sociais (Whatsapp)

Seu uso para comunicação rápida e de caráter urgente se destaca neste processo de comunicação, pois, além de ter um custo zero, apresenta um grande alcance e permite a interação com os condôminos.

Esta ferramenta aceita a criação de grupos de interesse e pode ser utilizada pelo síndico para informes gerais. Apesar disso, seu uso deve ser utilizado com cautela, não sendo utilizado para tratar de assuntos delicados ou formais, para não correr o risco de gerar discussões infrutíferas e acabar saindo do foco de interesse do grupo.

Uma dica válida para a adoção deste recurso é que se estabeleça regras de uso, como a proibição de envio de correntes ou spam, por exemplo.

5.   SMS

Esta ferramenta é bastante útil no processo de comunicação, quando se trata de uma mensagem que necessita da garantia da entrega aos condôminos.

Seu uso é indicado para informações urgentes ou imprevistos, pois ela apresenta custo de operação.

6.   E-mail

O e-mail é uma ferramenta digital muito prática para se formalizar uma comunicação a todos os condôminos, pois permite que se tenha confirmação de leitura.

Apesar de se permitir interação, este recurso não deve ser utilizado para assuntos urgentes. Seu uso se estende a uma convocação de assembleia ou avisos com prazos mais extensos para retorno.

7.   Livro de ocorrências

Também conhecido como livro do síndico, este instrumento se faz presente nos condomínios para que os moradores ou porteiros façam anotações de assuntos do condomínio, para conhecimento do síndico.

Cabe ao síndico ou administradora responderem a todas as ocorrências nele registradas, apresentando as medidas adotadas.

Hoje em dia, com recursos online, estas ocorrências podem ser registradas através de um aplicativo, para que o síndico e a administradora já fiquem a par do assunto no mesmo instante. Bem como o retorno ao condômino, que pode ir acompanhando o status do chamado.

8.   CRM

Este sistema de controle dos chamados permite que condôminos, síndicos, porteiros e administradoras interajam de forma online. Através deste recurso, nenhum atendimento fica “perdido”, ou seja, ele terá a sinalização do status em que se encontra, podendo ser acompanhado pelos responsáveis para dar o seu seguimento.

Esta ferramenta, quando integrada ao sistema de gestão das administradoras, permite que chamados para uma manutenção urgente sejam comunicadas em instantes, podendo já fazer contato rápido com o responsável pela unidade.

9.   Sistema de Portaria

Um dos pontos de falha de comunicação nos condomínios esbarra na portaria. Nem sempre os interfones das unidades estão funcionando ou o morador encontra-se em casa para atender e liberar o acesso de um visitante.

Para facilitar esta comunicação, o sistema de portaria online se torna um recurso imprescindível para organização do setor.

Através desta ferramenta, os condôminos conseguem deixar previamente cadastradas as liberações de acesso de uma faxineira ou um prestador de serviço, por exemplo.

Além disso, os porteiros conseguem registrar a chegada de uma encomenda para a unidade, deixando seus moradores cientes destes avisos.

10.   Aplicativo específico

Uma forte tendência nas administrações dos condomínios é o uso de aplicativos específicos para este fim.

Este recurso tecnológico é um grande facilitador da comunicação, permitindo a interação de forma simples e rápida, para diversas situações.

Entre os recursos oferecidos estão vários itens citados acima, como assembleia virtual, portaria online, circulares,  avisos online, chamados de manutenção e de ocorrências.

Além disso, com este tipo de ferramenta é possível melhorar a comunicação para outras finalidades, como na questão de reservas de áreas comuns, chamados direto para administradora, solicitação de segunda via de boleto, esclarecimentos sobre uma prestação de contas, entre outras tantas possibilidades.

Com o aplicativo do SAMI, todos estes recursos estão inclusos, integrados diretamente com o sistema de gestão da administradora, com informações completas em tempo real.

Como podemos perceber, existem diversos recursos, sejam por meios físicos ou online, para se estabelecer satisfatoriamente uma comunicação interna nos condomínios.

Para isso, apenas é necessário conhecê-las, saber que cada meio é usado para uma finalidade específica e então usufruir dos benefícios que cada ferramenta pode oferecer.

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