Como ter mais produtividade na administração de imóveis

Ter mais produtividade na gestão das suas locações pode não ser tarefa fácil, provavelmente porque você já tenha uma operação estabelecida e talvez nem perceba onde seus gargalos existem, ou onde a automação de processos podem fazer a diferença.

Separamos algumas dicas relacionadas ao uso do SAMI ERP, nosso sistema de gestão para administração de imóveis e condomínios, o ERP Open Banking do mercado imobiliário, processos estes relacionados ao seu dia a dia, veja abaixo:

Tire o cliente de dentro da administradora

Diminua o fluxo de clientes em sua administradora de imóveis, pedindo pessoalmente em seu ambiente físico, ocupando seus funcionários, naquilo que você pode disponibilizar na internet. No SAMI, seus locatários e proprietários, terão acesso a diversas informações na área do cliente. Veja algumas:

• 2ª via de boleto atualizado para inquilinos;
• Extrato de proprietário com imagem das despesas,
• Informativo de ocorrência para contas a pagar, ou seja, toda vez que o seu colaborador cadastrar uma conta a pagar, ele poderá inserir um informativo para descrever a ocorrência para o proprietário (no caso de algum conserto ou obra realizada, foto antes e depois da execução);
• Demonstrativo de pagamento do proprietário;
• Relatório de inadimplência por contrato e imóvel com informativo de cobrança da imobiliária;

Outros tantos recursos disponíveis no cliente online não estão aqui relacionados, pois esta matéria visa exclusivamente o foco no aumento real da produtividade.

No link abaixo, você poderá visualizar todos os recursos da área do cliente:
https://www.samisistemas.com.br/cliente-online-locacao/

Envie avisos de vencimento por e-mail e robotize sua cobrança

Você deve saber bem a dor de cabeça que se transformou a cobrança dos locatários com a questão dos boletos registrados, desde a homologação, até a manutenção operacional de registro e baixa; veja o que o SAMI ERP pode fazer por você, ou de maneira geral, o que existe no mercado para acabar de vez com esta dor de cabeça:

• Envio de e-mails automáticos para o inquilino assim que o seu financeiro efetuar a geração dos boletos e registrar no banco. O sistema enviará automaticamente um e-mail com o boleto disponível 10 dias antes do vencimento, 5 dias antes do vencimento, 3 dias antes do vencimento, 1 dia antes do vencimento e no próprio dia do vencimento.
• E, para se despreocupar definitivamente com homologações e registros bancários, desenvolvemos com o Fitbank (FINTECH para integração e automação de cobrança bancária), uma solução onde você simplesmente gerará seus boletos e todo o resto do processo se dará de forma automática e robotizada, ou seja, desde o registro, cobrança, baixas e lançamentos contábeis, até o crédito nos demonstrativos de proprietário, não existirá mais a interferência humana.

Tenha seu contas a pagar integrado a sua cobrança

Nada melhor do que você lançar uma despesa uma única vez, e seu sistema de gestão tratar de cobrar de quem for de direito (inquilino ou proprietário), de forma automática e sem preocupações. No exemplo do SAMI ERP, você pode ter a integração do contas a pagar com a emissão dos boletos: ao inserir uma conta a pagar o sistema automaticamente irá ratear diretamente para o responsável por aquela receita/despesa conforme a configuração do histórico que está sendo lançado, tornando o processo totalmente automatizado. Outra vantagem é a integração do IPTU através de arquivo. Caso sua prefeitura disponibilize este recurso, o sistema importará todos os valores do IPTU dos seus imóveis e irá lançar o valor no boleto dos inquilinos ou cobrando dos proprietários no caso de desocupação, entre muitos outros processos financeiros automáticos.

Pode ter certeza de que estes processos e integrações facilitam sua vida, e tornam seu fluxo de caixa mais seguro.

Seu repasse aos proprietários é totalmente digital?

Da mesma forma que cobrar bem, é importante pagar bem, sem traumas ou muito trabalho. Um bom Sistema de gestão deve se preocupar com isto, e, para aumentar sua produtividade e segurança, pensar nos repasses aos proprietários de forma que o processo se torne o mais automático e seguro possível.

Nosso sistema permite que você indique qual a forma de recebimento do seu proprietário:

• Transferência: O sistema disponibilizará o cadastro de múltiplas contas para cada proprietário, o que torna possível selecionar a conta que o proprietário deseja receber o valor do aluguel por contrato. O sistema irá gerar também um arquivo remessa de pagamento automático para qualquer banco integrado, e todas as transferências para os seus proprietários serão automatizadas. Ah! E não se preocupe, caso a sua imobiliária tenha conta em diversos bancos para evitar a tarifa de TED o sistema possibilita filtrar para que gere arquivos por banco.
• Cheque: Neste caso o sistema irá gerar automaticamente todos os cheques para os proprietários que tenham esta opção marcada, independente da impressora (pode ser a matricial ou A4 – a padrão utilizada hoje em dia).

Você possui interação site/sistema? Seus contratos de locação são automáticos e integrados?

Não podemos nem pensar hoje em dia em não termos o processo de locação do imóvel totalmente digital, começando com o site da administradora, onde, no caso da SAMI SISTEMAS, disponibilizamos a possibilidade da locação totalmente digital, sem a interação humana, e terminando com a emissão do contrato e a interação dentro do processo de gestão do Sistema. Penso que não existe nenhuma dúvida no ganho de produtividade com estas integrações e automações.

O Sistema deve permitir que você cadastre todos os seus contratos de locação no e emita-os automaticamente através de processo de ocupação “cadastro de dados do pretendente, análise do supervisor, aprovação ou reprovação do supervisor, emissão de contrato, assinatura de contrato e ocupação do imóvel automática (retira automaticamente do site da imobiliária)”.

Também deve permitir que você tenha acesso a todos os seus documentos digitalizados diretamente no cadastro do contrato no sistema. Isso com certeza facilitará o tempo dos seus colaboradores que precisam buscar desde o contrato de locação, vistoria, documentação do inquilino, aditivo de contrato, entre muitos outros.

E a vistoria do imóvel?

Umas das partes mais importantes do processo de locação e que acaba tomando muito tempo dos colaboradores é a vistoria.

Ter uma vistoria online integrada em tempo real com o sistema, além de ser necessária, faz com que após a conclusão, automaticamente já esteja na base do seu ERP, disponibilizando a emissão de contrato, consulta do proprietário na área do cliente, entre outras vantagens.

Não acaba ai, tem mais!

Existem muitos outros processos no dia a dia que, por estarmos envolvidos demais com nossos afazeres, acabamos não processando o quanto eles nos tomam tempo, se feitos fora das melhores práticas, e com o uso de ferramentas e sistemas que não entregam o que precisam entregar, independente  de serem plataformas, em tese modernas e bonitas.

Qualquer aumento de produtividade hoje passa por um sistema de gestão, associado a uma consultoria em gestão eficientes e com foco no sucesso da sua administradora.

Se você hoje pensa em apostar no novo, modernizar seu negócio e melhorar seus processos, não se deixe levar por qualquer sistema que promete uma senha e um navegador, e tudo está resolvido.

Fale com quem está há mais de 35 anos no mercado imobiliário, sempre na vanguarda da entrega das melhores soluções.

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