Como controlar as finanças do seu hotel ou pousada

Como controlar as finanças do seu hotel ou pousada
Como controlar as finanças do seu hotel ou pousada

Sabemos que ter o controle total financeiro de um hotel ou pousada, não é uma tarefa fácil, pelo contrário, uma vez que os meios de controle não sejam seguros e confiáveis, podem causar danos irreparáveis  e por se tratar de dinheiro que é o ponto chave do negócio, nada pode passar despercebido, porque a queda poderá ser irreversível.

Só quem administra sabe o peso da responsabilidade em não deixar que nenhum registro se perca e que é de suma importância que na hora do fechamento, os valores registrados fechem com o que tem no caixa físico.

Veja algumas dicas de como controlar as finanças do seu hotel ou pousada sem falhas, associado a um sistema de gestão que tenha:

1) Caixa integrado

Com o caixa integrado, você poderá fazer os lançamentos separados por data e hora, tipos de pagamentos, entradas, saídas, onde o responsável poderá através de recibos controlar suas retiradas de caixa, que aparerão discriminadas seja por qual for o motivo. Em casos de algum estorno o sistema deverá especificará por usuários os valores que cada um fizer, inclusão pagamentos antecipados, comandas em geral de  produtos ou serviços oferecidos.

Histórico disponibilizando data e hora, operação e a descrição do motivo do estorno, deixando nitidamente claro para que cada usuário saiba exatamente o que está fazendo e possa verificar e conferir cada valor antes do fechamento do seu caixa.

Fechamento de caixa diário ou por períodos de acordo com a administração de cada hotel ou pousada, dando segurança total  na troca de turno dos usuário, permitindo que cada funcionário seja responsável por todos os pagamentos lançados no sistema durante o seu expediente. Disponibilizando um recibo a emitir assinado por ele se comprometendo com o valor passado para o próximo usuário, podendo o outro assim também conferir o valor na hora do fechamento, para que não haja nenhum transtorno de um por a culpa no outro, caso algum valor não fechar, porque o sistema também deverá deixa claro para os responsáveis um relatório de lançamentos e fechamentos de caixa para conferencia, separado por dia, mês ou qualquer outro período, conforme sua necessidade.

Estornos poderão ser feitos caso algum lançamento tenha sido feito de maneira equivocada, claro de acordo com as permissões, ficando registrados todos  no relatório de caixa.

De forma organizada e bem visível, terão de ficar as seguintes informações no caixa: nome do usuário, data de abertura com o saldo inicial, entradas, saídas e o saldo atual.

2) Contas a receber

No contas a receber você precisará ter estas opções: controlar as contas por situação, conforme os filtros desejados, sendo elas por períodos ou  até dia tal. Importante lembrar que na hora em que serão lançados os valores ao concluir o checkout, os tipos de pagamentos deverão ser vinculados ao contas a receber ,  passando   instantaneamente a serem introduzidos neste controle até a hora da baixa e então serem direcionados para o caixa atual.

Este recurso terá que  conceder a emissão de da carta de cobrança  enviada por e-mail, compactar em arquivo zip ou abrir para conferência. O sistema precisará disponibilizar  de um relatório para que o responsável ou usuário permitido possa ter uma visibilidade mais ampla e controlada dos tipos de pagamentos e suas datas.

3) Contas a pagar

No contas a pagar, deverão ser controlados os pagamentos a serem feitos aos credores, podendo incluir neste benefício os  adiantamentos dos funcionários, tendo também a opção de informar ao sistema se as faturas já chegaram ou não, para que nada venha  se perder e o administrador possa ter suas contas em dia. Todos os documentos são separados por dia de recebimento, tipo de pagamento, quantidades de parcelas etc.

A medida em que as baixas irão  sendo feitas, o usuário autorizado poderá através de um relatório detalhado verificar cada conta paga e então ter seu setor financeiro bem organizado e seguro.

Foi pensando na segurança financeira do seu hotel, que a Sami Sistemas desenvolveu um software que pudesse atender pequenos e médios hotéis, resolvendo problemas gravíssimos com a falta de controle nas finanças, trazendo segurança, praticidade e com certeza lucratividade em todos os aspectos.

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