Ter controle financeiro é fundamental para uma gestão condominial bem sucedida. Mas quando o assunto são as obrigações fiscais dos condomínios, muitos síndicos e administradoras enfrentam dificuldades para tratar estas questões.
Isso porque, estas obrigações são marcadas pelo excesso de siglas, muitos números e informações. Além disso, sofrem alterações periodicamente, exigindo acompanhamento constante de toda esta legislação, para que sua entrega seja atendida dentro do prazo legal.
Para ajudá-lo a administrar esta área, iremos apresentar nesta matéria quais são as obrigações fiscais dos condomínios.
Regime tributário dos condomínios
Para começarmos a tratar sobre as obrigações fiscais dos condomínios, primeiramente é necessário compreendermos a qual regime tributário nossos condomínios se enquadram.
Como sabemos, um regime tributário é um conjunto de leis e normas que determinam o tipo de tributação que cada pessoa jurídica se enquadra.
Apesar de possuir o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), os condomínios não são considerados pessoas jurídicas diante a lei. Isso porque, o valor arrecadado destina-se para arcar com despesas e melhorias do local. Sendo assim, não se enquadram num regime tributário.
No entanto, os condomínios possuem obrigações fiscais, pois realizam a contratação de funcionários e serviços, e com isso, são obrigados a gerar notas e fazer o recolhimento dos tributos correspondentes.
Quais são as obrigações fiscais dos condomínios?
Confira os compromissos fiscais dos condomínios a serem cumpridos e do que trata cada um deles:
CNPJ (Cadastro Nacional da pessoa Jurídica)
Conforme determinado pelo Código Civil Brasileiro, os condomínios são obrigados a ter sua inscrição junto à Receita Federal. Este passo é necessário para aberturas de contas bancárias, contratação de prestadores de serviço e de funcionários.
DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
Trata-se de uma guia para que o contribuinte pague os tributos como: ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPF, entre outros.
DIRF (Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte)
Trata-se de uma declaração anual, que todas as empresas devem apresentar à Receita até o final da segunda quinzena do mês de fevereiro.
A finalidade desta declaração é a fiscalização dos valores recolhidos para o imposto de renda. Nela, o condomínio declara todos os pagamentos realizados ao longo de um ano, por meio das notas fiscais (CNPJ do prestador de serviço, número da nota e valor).
Os dados informados na DIRF são cruzados com as informações contidas nas Declarações do Imposto de Renda.
RAIS (Relação de Informações Sociais)
Esta relação tem por objetivo o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no país.
Esta relação deve ser entregue no início de cada ano, o prazo geralmente ocorre na segunda quinzena de março. O gestor precisa estar sempre atento aos prazos de entrega determinados pelo governo, pois o atraso no descumprimento na entrega da RAIS pode acarretar em multas elevadas.
No caso de condomínios não apresentarem nenhum vínculo empregatício, ou seja, não possuírem nenhum funcionário registrado sob o seu CNPJ a entrega da RAIS permanece sempre obrigatória. Para isso, se emite uma RAIS Negativa e esta também deve ser entregue no prazo estabelecido por lei.
ESocial (Escrituração Digital das obrigações fiscais Previdenciárias e Trabalhistas)
É uma plataforma online do governo que unificou 15 obrigações fiscais da área trabalhista, para modernizar e reduzir a burocracia que envolve o setor, pois ao invés de acessar diversos canais e preencher diferentes guias, o empregador passa a ter tudo unificado nessa nova plataforma.
Seu uso é obrigatório para pessoas jurídicas e físicas que possuem empregados e deve ser mensal.
Hoje são 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciária que compõem o eSocial:
• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
• PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais)
Esta obrigação venho para complementar o eSocial e deve ser entregue mensalmente a Receita Federal e tem como foco as retenções dos impostos referentes às notas fiscais que não envolvem vínculos trabalhistas.
As principais informações a serem declaradas são o regime tributário, os dados do responsável pela escrituração, os dados das notas fiscais (CNPJ do prestador de serviço, número da nota, valor e os tributos recolhidos).
Como conseguir atender todas estas obrigações fiscais?
Depois de ver todas as obrigações fiscais que cada condomínio deve entregar à Receita Federal, você deve estar se questionando como conseguir dar conta de manter toda esta legislação em dia, não é mesmo?
E a resposta para este questionamento com certeza não é contratar vários funcionários para isso. A resposta correta para esta pergunta é fácil: contratar um sistema ERP de gestão condominial.
Através de um software completo e integrado, como o SAMI ERP, é possível manter a rotina do dia a dia e gerar os arquivos e guias fiscais com apenas alguns cliques.
Emissão da DARF, por exemplo, se faz a partir do lançamento das despesas mensais dos condomínios nas contas a pagar.
Se baseando numa rotina mensal da Administradora para uma prestação de contas, uma vez lançada as informações, elas serão cruzadas dentro do sistema, permitindo a automatização destes processos e tornando desnecessário o retrabalho.
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