Gestão de contratos: melhores práticas para imobiliárias

A gestão de contratos é essencial para empresas de todos os setores, inclusive para as que atuam no mercado imobiliário. A administração eficiente das transações realizadas garante mais agilidade e menos imprevistos, melhorando a produtividade e assegurando a satisfação das partes envolvidas.

Pensando nisso, preparamos este artigo com as melhores práticas de uma boa gestão. Com a implementação delas na rotina da empresa, sua imobiliária conseguirá atender às necessidades de proprietários e inquilinos com mais organização, rapidez e, principalmente, segurança. Acompanhe!

Organizar a gestão de contratos

A sistematização e a disciplina auxiliam no controle das atividades cotidianas, evitando que imprevistos e pequenos problemas atrapalhem o fluxo de trabalho. Como a maioria dos processos de uma imobiliária é baseada nos contratos que são realizados, uma gestão bem organizada torna-se essencial para o bom funcionamento da empresa como um todo.

Ter um sistema de arquivamento inteligente é imprescindível para coordenar, por exemplo, os reajustes dos preços dos aluguéis e taxas (como seguros e IPTU), a realização da declaração anual de inocorrência, o recebimento e o pagamento de comissões, entre outros.

Manter documentos agrupados e atualizados

Cada contrato assinado em uma imobiliária vem acompanhado por, no mínimo, uma pasta repleta de documentos do imóvel, do proprietário, do inquilino (ou comprador) e, em muitos casos, ainda da seguradora, do fiador e do condomínio. São escrituras, declarações, cópias de documentação, registros, comprovantes, regimentos, contas de água, gás, energia e outras coisas que, eventualmente, precisam ser consultadas.

Uma gestão de contratos eficiente permite que toda essa papelada seja mantida de maneira agrupada e atualizada, facilitando sua pesquisa e manuseio. Isso resulta em uma importante economia de tempo e recursos que pode ser revertida para atividades mais essenciais como, por exemplo, a captação de clientes.

Evitar informalidade nas negociações

Mesmo que aconteça entre amigos ou familiares, o processo de locação ou compra e venda de um imóvel precisa ser conduzido de maneira formal. A obrigatoriedade de um contrato evita que obrigações judiciais e outros fatores relevantes sejam esquecidos ou, simplesmente, ignorados durante as transações.

Outra questão importante é que os contratos precisam ser claros, precisos e completos, abrangendo todas as questões éticas e legais para que os direitos e deveres de ambas as partes seja respeitado.

Conhecer e respeitar prazos e obrigações

O acompanhamento do calendário é uma atividade importante para que os administradores das imobiliárias assegurem o bom funcionamento das transações financeiras e comerciais. Atualização de documentação, acompanhamento de casos de inadimplência, pagamentos de taxas ou impostos, obrigações fiscais e a efetivação da renovação, rescisão ou extinção de um contrato são amostras do que pode ser comprometido pela perda de prazos.

Contratos próximos ao vencimento — ou com rescisão previamente programada — devem ser tratados como prioridade. Antecipar o cálculo de eventuais multas ou descontos e a consulta de possíveis dívidas com os condomínios e as concessionárias de serviço público é uma ação que evita atrasos e a finalização de contratos em situação irregular.

Ter um bom software de gestão

As práticas para uma boa gestão de contratos não são ímpares; elas se complementam e devem ser aplicadas de maneira conjunta para um resultado satisfatório. Além disso, gerenciar de modo manual todos os documentos e informações de uma empresa do ramo imobiliário pode se tornar inviável com o alcance de um número satisfatório de clientes.

Por isso, o jeito mais funcional e seguro de conduzir uma imobiliária é com a utilização de um software de gestão que contemple todas as atividades cotidianas do estabelecimento, concentrando-as em um único sistema integrado que possa ser acessado por todos os colaboradores.

Entre os benefícios de investir em tecnologia com a implementação de um bom software de gestão, podemos citar:

Integração de processos

Uma gestão integrada que reúna tarefas diversas na mesma plataforma oferece uma rotina de trabalho com maior possibilidade de organização e aumento de produtividade. Evitar o acesso a programas diferentes durante a realização do trabalho habitual elimina a necessidade de aprender o funcionamento de vários softwares, propiciando mais rapidez e segurança no registro de dados.

A padronização dos processos com um software de gestão ainda agiliza o treinamento de novos colaboradores, diminuindo os custos e o tempo necessário para a capacitação.

Facilitação das tarefas cotidianas

Um sistema integrado completo pode auxiliar todas as etapas da locação ou compra de um imóvel. É possível personalizar modelos de contrato, enviar notificações e boletos, imprimir relatórios diversos, ter acesso imediato a informações relevantes, receber alertas de vencimentos dos contratos e reajustes nos aluguéis etc.

Por serem negócios que controlam o fluxo de dinheiro de muitas pessoas, as imobiliárias dependem de uma gestão de caixa precisa. A utilização de softwares desenvolvidos especialmente para esse ramo de atividade propicia um gerenciamento prático e minucioso, dificultando a ocorrência de falhas humanas durante os processos.

Acesso online para todos

Engana-se quem acredita que apenas as grandes imobiliárias podem oferecer bons serviços aos seus clientes. O sistema de gestão online permite que os colaboradores o acessem por celulares, tablets ou notebooks, inclusive, no atendimento in loco dos clientes — o que é essencial nos dias atuais.

Além disso, áreas exclusivas podem ser configuradas para que proprietários e inquilinos tenham acesso remoto a serviços como segunda via de boletos, recebimento de notificações e alertas, atualização de dados cadastrais, contato com a imobiliária, entre outros.

Mais tempo para atender melhor

Os softwares de gestão concedem mais organização e praticidade ao cotidiano das empresas, permitindo que elas concentrem mais tempo e recursos na busca de outras oportunidades de negócio e de atualização com as novidades do mercado.

Eles também possibilitam a extração de dados e métricas que podem — e devem — ser utilizados para a melhoria do atendimento aos seus fregueses e a conquista de novos clientes.

Além disso, os sistemas integrados propiciam:

  • total controle financeiro, fiscal e contábil;

  • pesquisa, controle e acompanhamento dos contratos;

  • redução do tempo e do custo de processos;

  • gerenciamento simples e rápido das atividades;

  • armazenamento de dados na nuvem;

  • maior segurança para as informações;

  • número ilimitado de usuários.

Uma questão essencial para o funcionamento das imobiliárias como gestão de contratos não pode ser tratada de qualquer maneira. O investimento na tecnologia certa proporciona a utilização das ferramentas mais apropriadas para o alcance de uma administração ágil e competente.

Agora que você já conhece as melhores práticas para gerir seus contratos, veja 4 dicas incríveis de gestão fiscal de imobiliárias para começar a aplicar agora mesmo!

 

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