Aprenda a lidar com o Contas a pagar de forma eficiente!

O sucesso de uma Administradora de condomínios pode ser medido de várias formas, pela quantidade de clientes ou pela qualidade do atendimento apresentado. Mas o que de fato define sua longa permanência no mercado é a uma gestão financeira eficiente, ou seja, que resulta no lucro!

Por este motivo é necessário entender e administrar cuidadosamente as contas a pagar e a receber. Parece algo tão simples, mas muitos gestores ignoram esses controles e acabam comprometendo a saúde financeira do seu negócio, pois não conseguem calcular os gastos fixos e equilibrar com os valores recebidos no caixa.

Sabendo da importância das contas a pagar, trouxemos este post para tratar exclusivamente sobre a etapa do processo financeiro.

Contas a pagar, etapa complexa!

O contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas pela empresa, sejam elas com fornecedores, prestadores de serviços ou obrigações fiscais.

Quando ouvimos falar de contas a pagar, logo imaginamos que se resume da seguinte forma: receber a conta, dar entrada no provisionamento no sistema/ planilha, arquivar a conta, pagar a conta no dia do vencimento e prestar conta das contas pagas ao condomínio.

Mas considerando o volume de contas que chegam para pagar todos os dias, logo se percebe que esta etapa do processo financeiro é uma das mais complexas, o que requer muita atenção dos que lidam diariamente com estes controles. 

Um descuido neste processo resulta em multas e até mesmo no desabastecimento de algum produto ou serviço no condomínio.

Para não cometer erros  é importante as imobiliárias realizarem um controle efetivo através de ferramentas que ajudem a colocar em prática uma gestão financeira de qualidade.

Sistema de gestão para contas a pagar

Para se obter uma administração eficiente, é fundamental o auxílio de um sistema financeiro completo, com controles automatizados de contas a pagar.

Através de um sistema de gestão condominial, como o SAMI ERP,  você consegue ter mais organização nesta rotina, cadastrar detalhadamente todos os quesitos,  fazer um planejamento estratégico mensal bem estruturado e obter uma visão ampla de todas as despesas que a Administradora tem  para pagar no período.

Vantagens que o SAMI oferece para sua Administradora

A gestão financeira das Administradoras de condomínio é uma das grandes preocupações que as Sami Sistemas, por isso, estamos sempre em busca de oferecer o maior número possível de ferramentas para facilitar essa rotina.

·         Entrada dos provisionamentos automáticos: através da leitora de código de barras o sistema identifica a conta e já dá entrada na nova parcela do provisionamento.

·         Lançamento de contas de água e luz: através dos números dos relógios de água e luz, o sistema identifica a qual condomínio pertence a conta e já dá a entrada automaticamente no financeiro.

·         Alerta de consumo: quando ultrapassa 30% de aumento do valor cadastrado no mês anterior, o sistema emite alerta, para que o usuário fique atento e possa solicitar revisão da leitura efetuada ou que seja investigado se não há algum vazamento de água no prédio, que está fazendo gerar esta diferença no consumo de água de um mês para outro.

·         Rateio automático das despesas: os lançamentos efetuados no contas a pagar podem ser rateados automaticamente para os boletos dos condôminos, sem precisar estar efetuando novos lançamentos.

·         Emissão de guias: a contratação de alguns serviços/ produtos podem conter impostos retidos na fonte, o que faz com que o SAMI emita as guias fiscais, para pagamento destes tributos.

·         Relatórios:   para facilitar a gestão e controle do processo de contas a pagar se faz necessário contar com relatório, com diversos filtros de pesquisa.

·         Dashboard: para obter uma visão de maneira centralizada das contas a pagar no mês.

·         Inclusão de imagens nos provisionamentos: escaneie NFs, boletos ou arquivos digitalmente, no momento da entrada do provisionamento no sistema. Estas mesmas imagens, que depois quitadas as contas, já são transportadas para os extratos dos condomínios e posteriormente para as pastas digitais, para prestação de contas digital.  Além é claro, de também constar disponível a imagem da conta, antes de ser paga, no cliente online, para apreciação do síndico.

·         Autorização de pagamento de contas: com a disponibilização das contas no cliente online o síndico pode revisá-las e assinalar quais contas ele autoriza que seja realizado o pagamento.

·         Baixa de contas por lista: as contas podem ser baixadas todas de uma só vez, com um único comando.

·         Pagamento e baixa de contas via arquivo bancário: chega de ficar pagando conta por conta! Emita um arquivo bancário com todas as contas desejadas e encaminhe-o ao banco para ser feito o pagamento de uma só vez. As baixas destas contas depois são realizadas através do arquivo de retorno, disponibilizado pelo banco e processado no sistema.

·         Pagamento automático: através do Samibank é possível dar entrada nas contas no sistema e já colocar a data de disponibilização para pagamento automático. Com isso, no dia do vencimento da conta o sistema realiza todo o processo via API, onde executa o pagamento da conta e a baixa dela no sistema, sem precisar de nenhuma interação humana. Isso evita o esquecimento do pagamento de alguma conta, pois já fica tudo agendado.

Realizar a gestão financeira do contas a pagar com eficiência e dedicação deve ser uma tarefa diária é indispensável para que as Administradoras de condomínio mantenham tudo sob controle.

Ao apostar num sistema de gestão como parte da solução, as administradoras conseguem fazer melhores planejamentos nas tomadas de decisões, obter descontos com pagamentos antecipados e melhorar o relacionamento com síndicos e moradores, mantendo uma prestação de contas mais clara e transparente.

Entenda mais sobre todos os benefícios que o SAMI ERP pode trazer para a gestão financeira da sua imobiliária! 

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