O departamento de recursos humanos que faz a folha de pagamento nas administradoras de condomínios tem um papel importantíssimo e de muita responsabilidade, não apenas com o pagamento dos salários dos próprios funcionários da imobiliária, mas em muitos casos de centenas de condomínios, além do cumprimento de prazos internos e legais, pagamentos de impostos, encargos sociais e todas as demais necessidades do departamento são tarefas que sem o apoio de um sistema de gestão de folha de pagamento completo tornam-se praticamente impossíveis de serem cumpridas para realizar com exatidão toda a rotina de execução deste processo que requer muitos detalhes técnicos exigidos.
A rotina do departamento de recursos humanos inclui além da folha de pagamento mensal, rotinas como, entrevistas, contratações, férias dos funcionários, avisos prévios, rescisões e 13° salários que se somam às tarefas exercidas e que precisam de um controle muito rígido para trabalhar com todo o critério necessário o principal ativo da empresa que é seu capital humano.
Mudanças na folha de pagamento
Mudanças significativas nos departamentos de recursos humanos que afetam diretamente a folha de pagamento nas administradoras de condomínios, como novas regras legais e E-Social tem trazido preocupação para os responsáveis do departamento que apesar de uma visão otimista sobre os reflexos positivos que estas mudanças trarão e já trazem preocupam-se com a implantação dos processos relativos e essas mudanças e seus impactos que tornarão mais dinâmicas as informações a serem prestadas como, qualificações cadastrais, avisos prévios, contribuições e informações diversas obrigatórias ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Conhecendo o eSocial
O eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014. Com este sistema, os empregadores passarão a informar ao Governo, de forma padronizada, as informações inerentes aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
A informação eletrônica desses dados facilitará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada entidade.
A implantação do eSocial viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas e facilitará o cumprimento de obrigações, eliminando duplicidade nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e trará mais qualidade às informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A legislação prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.
A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do eSocial, conforme decreto 8373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das informações por esse canal.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTB.
Prazos e entrada em vigor do eSocial
No site do governo federal foram divulgados os prazos estabelecidos onde o uso do sistema passa a ser obrigatório desde 08 de janeiro de 2018 – conforme etapas detalhadas abaixo – e as informações nele prestadas têm caráter declaratório, constituindo instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes e que não tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento.
No primeiro momento, deverão enviar informações pelo eSocial as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 ou que fizeram a adesão antecipada ao sistema. Confira abaixo o cronograma de implantação:
Primeira etapa – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
Primeira fase: 08/01/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Segunda fase: Março de 2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Terceira fase: Maio de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Quarta fase: Julho de 2018: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Quinta fase: Janeiro de 2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Segunda etapa – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados).
Primeira fase: Julho de 2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Segunda fase: Setembro de 2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Terceira fase: Novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Quarta fase: Janeiro de 2019: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Quinta fase: Janeiro de 2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Parceria SAMI e Data Cempro
Com a finalidade de atender as necessidades de seus clientes fornecendo um software completo que atenda a folha de pagamento das administradoras, a Sami Sistemas em parceria com a Data Cempro vem trabalhando a substituição do módulo folha do SAMI pelo sistema WINDP que tem toda a flexibilidade e segurança necessárias para realizar as rotinas de folha de pagamento reunidas em uma ferramenta que oferece facilidade nas operações que envolvem todas as rotinas do departamento em uma interface amigável e autoexplicativa, além de estar preparado para todas as exigências do eSocial.
Para facilitar ainda mais esta transição do módulo de folha de pagamento do sistema SAMI para o WinDP é disponibilizada total integração entre os dois sistema, sendo possível exportar as informações dos funcionários, seus dependentes, períodos de férias, afastamentos, histórico financeiro, assim como dados de sindicatos, cargos e funções, horários e dados que facilitem a migração entre os sistemas.
A Sami Sistemas e Data Cempro reafirmam esta parceria para oferecer a melhor solução de folha de pagamento das administradoras e condomínios, já com o e-social em pleno funcionamento para facilitar, agilizar e antecipar todas as necessidades para o departamento de recursos humanos perfeitamente adaptada e integrada a realidade dos clientes Sami.
Integração WinDP x SAMI ERP ++
Após implantando o sistema WinDP nos clientes SAMI a integração entre os dois sistemas é total, líquidos de salários, gerações de guias de encargos sociais e impostos, como FGTS, guias de INSS, IRRF, dentre todas as demais, são facilmente exportadas do sistema da Data Cempro para o SAMI, que importa os valores e os lança no sistema de contas a pagar ou nos extratos dos condomínios de acordo com a prática de cada administradora havendo diferentes opções de lançamentos no ato da exportação/importação dos arquivos de um sistema para o outro.
Dessa forma a folha de pagamento nas administradoras é integrada com agilidade através de arquivos EDI (Eletronic data interchange) em poucos instantes, lançando nos extratos de conta corrente dos condomínios no SAMI toda a movimentação da folha de pagamento dispensando lançamentos manuais por parte dos usuários reduzindo margens de erros e dando mais precisão ao resultado apresentado ao cliente final em seus extratos de conta.
