Entenda melhor as rotinas de administração de condomínios

Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil. Além de atender aos pedidos dos moradores, é fundamental prestar um serviço de qualidade e respeitar as regras estabelecidas. Portanto, todo o cuidado é necessário para a determinação de uma estratégia que facilita o andamento dos processos.

Neste post, você vai entender um pouco mais sobre o assunto. Ao longo dos próximos parágrafos, vamos mostrar quais são as principais rotinas de administração de condomínio e como é possível superar os obstáculos que surgem em sua gestão. Confira:

A realização de manutenções

Um condomínio não é uma empresa que visa fins lucrativos, não é mesmo? Entretanto, você deve enxergá-lo como uma empresa qualquer. Dessa forma, cabe ao gestor criar um ambiente organizado e que todos os setores funcionam naturalmente.

A manutenção dos equipamentos, das áreas de lazer e de outros sistemas existentes no condomínio é apenas um exemplo. E quem não se atenta para essa questão acaba perdendo credibilidade com os condôminos.

Por exemplo: se há algo de errado com o elevador do prédio, todas as medidas devem ser tomadas para solucionar esse problema.

Lembre-se de ficar antenado com as novidades do mercado e adote as soluções mais modernas para a infraestrutura da edificação. Essas atitudes demonstram que você está preocupado com a qualidade de vida e com o bem-estar de todos.  

O diálogo com moradores

O que um casamento e a administração de condomínios têm em comum? Essa comparação pode parecer estranha, mas ambas as situações exigem muito diálogo e paciência. Quando eles não existem, o relacionamento se desgasta e a sua estabilidade é colocada em risco.

É importante ser um bom líder e ter transparência em todas as formas de diálogo. Com isso, os moradores se sentem confiantes e são mais receptivos às propostas sugeridas.

Portanto, um bom gestor sabe criar um ambiente aberto ao diálogo em que todos têm liberdade para se expressar e para trocar informações.

Apesar disso, problemas e outros imprevistos entre moradores vão acontecer quando menos se espera. Essas situações não têm hora para ocorrer. Assim, esteja preparado e tenha paciência para solucioná-las.

Utilizar um sistema padronizado para se comunicar com todos também é uma ótima escolha. Crie um plano ou um fluxo de comunicação padronizado e adequado às condições dos condôminos (por exemplo: e-mails, mensagens em SMS ou um grupo no WhatsApp).

Com isso, as pessoas terão a percepção de que estão sendo ouvidas e de que a sua missão é mediar e resolver os problemas.

O gerenciamento de funcionários

Assim como em um negócio, o condomínio precisa ter um time de profissionais capacitados e engajados em suas funções. Afinal, quando os moradores procuram a sua gestão, eles desejam encontrar soluções rápidas e eficientes, não é mesmo?

Dessa forma, realize treinamento e disponibilize as melhores ferramentas e sistemas que o mercado tem a oferecer. O uso de um software de gestão imobiliária também acaba com as burocracias dos processos e aumenta a produtividade de todos os usuários.

Além disso, saiba dar e receber feedbacks. Eles são extremamente necessários para a melhoria contínua das atividades e dos trabalhos em uma administração de condomínios de sucesso.

Utilize uma linguagem acessível para todos e veja como é possível aprimorar o serviço prestado com facilidade.

O acompanhamento e controle financeiro

A saúde financeira de um condomínio também é essencial para o bom desempenho da gestão. Nessas horas, todas as premissas utilizadas em um negócio são válidas e devem ser aplicadas, como:

  • a criação de um fundo de reserva;

  • o acompanhamento do fluxo de caixa; e

  • o cálculo das despesas ordinárias e periódicas.

Muitas gestões não se preparam adequadamente e acabam gastando mais do que podem. Assim, faça um planejamento e liste todas as necessidades do edifício. Após isso, crie uma escala de prioridades e veja o que é possível melhorar sem atrapalhar o funcionamento dos outros serviços.

Quando as contas vão bem, é válido colocar em prática as reformas e as benfeitorias nos espaços do condomínio. Não se esqueça de que todas essas melhorias devem ser aprovadas em uma assembleia com os moradores.

O respeito às regras administrativas

Toda administração de condomínio é voltada ao atendimento e à satisfação dos moradores. Sendo assim, as regras administrativas e os direitos dos condôminos devem guiar as suas decisões.

O pagamento da taxa de condomínio é um dos fatores que mais geram confusões entre administradoras, locadores e locatários. Sempre que surgir uma dúvida, veja qual é o fator gerador das despesas e veja de quem é a obrigação de pagá-la.

De outra forma, analise o que vincula o nascimento da obrigação desse pagamento e evite problemas em sua gestão.

A adoção da tecnologia

É perceptível que as tecnologias já fazem parte da vida da maioria das pessoas. Com elas é possível entrar em contato com parentes distantes, acessar as redes sociais e interagir com pessoas do mundo todo.

Todos esses benefícios também já são aplicados de inúmeras administrações de condomínios. O uso de aplicativos e de softwares de gestão imobiliária estreita os laços entre os usuários e faz com que eles não percam mais tempo com burocracias e outros problemas.

O gerenciamento de recursos humanos e financeiros é aprimorado e melhora a sua performance. Com o armazenamento e a análise de dados, você automatiza informações com mais eficiência e conquista uma visão diferenciada sobre os problemas.

Os equipamentos de segurança eletrônica — como as câmeras e os serviços de alarmes — também são ótimas opções para preservar a integridade do condomínio e as suas dependências.

Ao adotar soluções tecnológicas em sua rotina, você melhora o relacionamento entre as pessoas e proporciona mais eficiência aos processos. Além do mais, a redução de despesas também é outra de seus principais benefícios.

Enquanto um software de gerenciamento permite a visualização de insights e a solução de gargalos operacionais, o uso de sensores de presença reduz as despesas com energia elétrica e cria um ambiente mais sustentável.

Gostou do nosso post? Quer aprender ainda mais sobre as melhores práticas da administração de condomínios? Então descubra 3 vantagens da tecnologia no mercado imobiliário!

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