Controle as despesas condominiais

Você sabe a importância de controlar as despesas condominiais? Ter controle sobre os gastos dos condomínios faz parte de uma gestão mais segura e eficiente.

Saber se todas as despesas foram lançadas, se o cálculo utilizado foi o adequado e se as divisões dos valores foram aplicadas corretamente entre os condôminos. Estes são alguns exemplos de controles que fazem parte de uma administração de condomínio.

Se você quer entender melhor como obter estes controles sobre as despesas condominiais e fazer da sua Administradora uma referência no mercado imobiliário, então siga na leitura deste post.

O que são despesas condominiais?

Para termos uma boa administração dos negócios, primeiramente, vamos começar esclarecendo o que é uma despesa condominial.

Despesas condominiais, conhecidas também como despesas ordinárias e extraordinárias, são gastos efetuados nas partes comuns do condomínio, que vão desde impostos até os gastos com materiais.

Cobranças como água e luz das áreas comuns, segurança, manutenção do jardim, da piscina, limpeza de corredores do prédio, tributos (FGTS, INSS e ISS) e folha de pagamento dos funcionários se enquadram como despesas ordinárias do condomínio, pois são gastos mensais necessárias para o funcionamento adequado do empreendimento.

Já as despesas extraordinárias são os gastos extras, que não estão na previsão orçamentária, ou seja, são as cobranças que não estão vinculadas à rotina mensal do condomínio. Como exemplo de despesas extraordinárias, podemos citar a pintura do prédio, a troca de uma caixa d’água ou o conserto do motor do portão.

Quem deve pagar as despesas condominiais?

Conforme previsto em lei, quem responde pelo pagamento das despesas condominiais é o proprietário da unidade.

Código civil, art. 1.345:  “o adquirente de unidade responde pelos débitos do alienante, em relação ao condomínio”.

Também há legislação que rege quando a unidade está locada.  Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/91), artigo 22 e  23. Portanto, cabe ao inquilino estar quitando as despesas ordinárias, enquanto que as despesas extraordinárias ficam a cargo do proprietário da unidade.

Divisão das despesas condominiais

Em geral, o modo mais comum de se dividir as despesas condominiais entre os condôminos é por meio de rateio, ou seja, através da fração ideal da unidade.

Esta forma de cálculo está prevista no código civil e na lei nº 4.591/ 1964, artigo 12: “ Cada condômino concorrerá nas despesas do condomínio, recolhendo, nos prazos previstos na Convenção, a quota-parte que lhe couber em rateio”.

Mas esta divisão pode ser alterada, valendo o que foi determinado na convenção do condomínio, que pode determinar um cálculo diferente, conforme julgar mais adequado à sua administração.

·         Cálculo por Rateio: através desta opção os valores das despesas condominiais são divididos pela fração ideal, ou seja, cada morador deverá arcar com os gastos de forma proporcional, de acordo com o tamanho da sua unidade.

·         Coletivo: nesta forma de cálculo todas as unidades arcam com os custos da despesa de maneira igual, ou seja, indiferente do tamanho da unidade ou da quantidade de moradores, todos pagam o mesmo valor.

·         Individual: o cálculo de despesas individuais se dá quando existe uma cobrança específica para a unidade.

Como controlar as despesas condominiais?

Há diversas formas de se gerenciar as despesas de um condomínio, que vão desde anotações manuais, planilhas em Excel ou através do uso de um sistema ERP de gestão condominial.

A escolha de qual ferramenta será adotada fica a critério de cada Administradora. Em todas as opções há prós e contras. Um detalhe que precisa ser levado em consideração na hora de decidir é a geração de informações que estes controles podem proporcionar, de forma rápida, para uma tomada de decisão.

·         Utilizar ferramentas tecnológicas para o gerenciamento das despesas condominiais

Cada condomínio possui suas regras estipuladas em convenção e cabe a Administradora fazer a gestão, obedecendo a todas estas normas.  Para não se perder nos controles de cada condomínio, o uso da tecnologia se faz fundamental neste processo, pois ela permite uma administração mais rápida e prática. 

Na hora de escolher um software de gestão condominial, procure por um que se adeque a todas as demandas dos condomínios. O uso de um bom sistema de gestão condominial faz parte da gestão, garantindo um conhecimento pleno sobre o negócio.

Um sistema como o SAMI ERP, por exemplo, permite controlar os lançamentos das despesas e a efetuar os cálculos por rateio por fração ideal ou por unidade de forma automatizada.

·         Relatórios gerenciais

Um ponto fundamental para ajudar no controle das despesas é a emissão de relatórios gerenciais, pois eles são a principal forma de analisar os dados registrados, apresentando uma visão ampla sobre todas as despesas.

A análise dos registros de cada despesa é essencial para que a Administradora não fique com prejuízo, não deixe de efetuar nenhum pagamento de conta ou para que não seja apresentado um balancete mensal indevido ao condomínio, com valores cobrados a maior ou menor.

Sendo assim, baseado nos lançamentos efetuados, um sistema ERP é capaz de apresentar um relatório com informações sobre as contas pagas e a pagar, o parcelamento das taxas, seus valores individuais e totais, o tipo de cálculo aplicado, entre outros tantos dados que forem necessários e úteis para a gestão condominial.

·         Lançamentos automáticos das despesas condominiais

Embora pareça uma tarefa simples, o controle das despesas condominiais costuma ser um processo bastante burocrático. Conforme o tamanho do empreendimento, a quantidade de contas a pagar que necessitam ser lançadas mensalmente também tendem a ser maiores.

São lançamentos que vão desde despesas fixas, como água e luz, despesas de manutenção, pagamentos de tributos até às despesas com folha de pagamento, que envolvem desde o vale-transporte até o salário. 

Com tantos compromissos contratuais, hoje em dia é quase impossível se imaginar sem o auxílio de um software que ajuda a automatizar este processo. Pense na quantidade de horas demandadas para  dar entrada todos os meses, em todas estas despesas, levando em conta ainda a forma estipulada na convenção de cada condomínio?

Através da automatização, processo como o lançamento de contas parceladas e os cálculos realizados ficam salvos, sendo replicados para o mês subsequente, evitando trabalhos morosos e repetitivos.

Como o SAMI pode ajudar a controlar as despesas condominiais?

Com o auxílio do SAMI é possível efetuar lançamentos no programa de contas a pagar da administradora e automaticamente, já proceder com a cobrança da taxa nos boletos dos condôminos. Além de otimizar o tempo despendido, evitando o lançamento em duplicidade, ajuda evitar que uma conta paga seja esquecida de ser cobrada dos moradores.

Outra vantagem que o SAMI oferece para facilitar o dia a dia é o cadastro de várias frações nas unidades, possibilitando cálculos automáticos que se adequem melhor a cobrança das taxas.   Esta opção se enquadra em casos de um prédio misto, por exemplo, onde as lojas não participam do rateio da manutenção do elevador. Desta forma, pode ser cadastrada uma fração ideal 2 somente para as unidades residenciais, para que ao efetuar o rateio, as frações das lojas não sejam incorporadas no cálculo.

Controlar adequadamente uma despesa condominial é um trabalho bastante complexo, pois são muitos detalhes, muitas contas que precisam ser registradas. Estes exemplos acima são alguns exemplos que o SAMI oferece que visam melhorar os controles gerenciais.

Por estas e outras funções, o uso de um software como o SAMI se faz indispensável, mesmo que sua Administradora ainda tenha poucos condomínios sendo administrados. Uma vez lançadas as contas, o sistema automatiza os processos, diminuindo a necessidade de retrabalhos.

Venha para a Sami e adote esta e outras ferramentas de automação que nosso sistema tem para facilitar seu dia a dia.

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