Como ter mais produtividade na administração de condomínios

O aumento de produtividade é algo que empresas de todos os segmentos desejam obter para alcançar a excelência na entrega de seus produtos e serviços. Para as administradoras de condomínios, o caso é o mesmo.

Os serviços prestados pelas administradoras sempre foram muito perceptíveis, requisitados e utilizados por condôminos cada vez mais exigentes. E, em um cenário em que a concorrência está ainda mais agressiva, a qualidade do serviço oferecido faz toda a diferença na manutenção do cliente. Diante disso, fica a pergunta, como ter mais produtividade na administração de condomínios?

A resposta é tecnologia!

Como bem sabemos, estamos vivendo a era digital, e esse fato ficou ainda mais evidente durante a pandemia, em que tudo está girando em torno da internet e de aparelhos tecnológicos. Coisas que antes eram feitas sem muita necessidade da tecnologia, hoje só acontecem por causa dela, por exemplo, aulas online e o home office.

Podemos perceber que a tecnologia está sendo utilizada com o objetivo de facilitar a vida e otimizar processos. Da mesma forma, a mesma terá um papel fundamental para aumento da produtividade da sua administradora. Pensando nisso, separamos alguns pontos para lhe mostrar como isso é possível. Confira!

Automatização de rotinas

Existem rotinas na gestão de condomínios que podem e devem ser automatizadas reduzindo o retrabalho e otimizando as tarefas do dia a dia, como o uso de sistema ERP que dispense o lançamento de cobranças habituais que não necessitem alterações mensais e sejam apenas transferidas de um mês para o outro havendo necessidade de intervenção humana apenas quando há alteração de valores, o mesmo vem a ser aplicado para controles de contas a pagar que devem ser integrados a emissão dispensando recadastramentos e digitações necessárias, devendo-se fazer apenas a manutenção de contas fixas ou parceladas, automatizando também o pagamentos destas contas através de arquivos EDI (Eletronic Data Interchange).

Rotinas como leituras de gás e água que demandam muito tempo por serem lançamentos individuais e mensais, podem ser lançadas através de aplicativos ou ferramentas online que faça diretamente o lançamento na cobrança, dispensando anotações em planilhas que precisam ser novamente digitadas. Em resumo, a utilização de ferramentas que eliminem o retrabalho nas rotinas voltadas a manutenção de lançamentos que compõem a emissão de cobrança a parte mais simples da rotina diária.

Automatização da cobrança

Com novas regras para registros de cobrança, a emissão, registro e envio de boletos aos condôminos, o que geralmente é feito em um grande volume, passou a tomar mais tempo e exigir mais atenção neste processo que é fundamental para o ciclo financeiro dos condomínios. Utilizando um bom sistema ERP que automatize esta cobrança, evitando possíveis homologações, que costumam levar tempo e depender de cada instituição bancária, através do uso de FINTECHS, da forma como a Sami Sistemas faz a automatização da cobrança através do Zoop, além de dispensar a homologação para novos condomínios ou para aqueles que trocam de conta bancária, para empresas que trabalham com conta própria, faz o registro da cobrança, envia os boletos por e-mail e faz o registro do banco praticamente sem a intervenção humana.

O retorno da cobrança é outro ponto que deve ser automatizado ao máximo, onde até mesmo a captação do arquivo de retorno junto ao banco, é dispensada e o próprio sistema recebe o arquivo de liquidação da cobrança, baixa os pagamentos nele existentes lançando o que é de cada condomínio apresentado em um dashboard os valores totais recebidos, assim como o que foi recebido por cada condomínio com a possibilidade de emissão de relatórios gerenciais para conferência.

Para controle da inadimplência, é importante que o sistema ERP utilizado pela administradora apresente listagens com atualizações automáticas de encargos por atraso, com a possibilidade de emissão geral de cartas de atraso, sejam elas impressas ou por e-mails, assim como a demonstração ao síndico dos números da inadimplência através de uma ferramenta on-line ou aplicativo, para que seja possível acompanhamento de qualquer lugar ou até mesmo no conforto de sua casa, sem a necessidade de ir até a administradora.

Tire o condômino de dentro da administradora

Oferecer aos clientes conforto apresentando informações atualizadas e com exatidão no site da administradora ou em aplicativo personalizado que forneça saldos, movimentações como balancetes e extratos de conta, documentos digitalizados, convocação de assembleia, reservas de espaço de áreas comuns, pastas digitais, segunda via de boletos e tudo o que possa ser interessante ao condômino, que em vez de de procurar pela administradora, irá reduzir o fluxo de clientes dentro da empresa, evitando a geração de demandas em ambiente físico de atendimentos presenciais ou telefônicos, fará com que a mão de obra das pessoas seja voltada para demandas internas dando produtividade maior aos colaboradores que executarão suas tarefas com mais foco e agilidade, além da satisfação obtida com o conforto aos clientes proporcionado pela administradora.

A proporcionar o conforto aos condôminos, evitando deslocamentos desnecessários, a administradora não apenas estará fidelizando os clientes, mas também estará entregando serviços que serão atrativos para que novos clientes venham a se interessar em ter estes serviços para seu condomínio, trazendo assim novos clientes para a carteira da administradora.

A produtividade e o sistema ERP

Toda a administradora que entrega bons serviços e atende bem seus clientes, por consequência tem um número elevado de clientes e o volume de suas informações tende a aumentar a cada dia que passa com a conquista de novos clientes.

Sem a utilização de um sistema ERP, a tarefa de atender a muitos clientes e prestar um bom serviço fica drasticamente comprometida, pois não há como ter uma boa produtividade com processos e controles manuais.

O sistema SAMI ERP++ é uma ferramenta de ponta, que tem por finalidade a automatização dos processos das imobiliárias e administradoras. Com ele a produtividade pode ser elevada à gestão de centenas ou milhares de condomínios que, independente do volume, serão processados com precisão e confiança, trazendo as melhores práticas e interfaces amigáveis às administradoras e tranquilidade aos seus usuários, que poderão dedicar-se a rotinas dos afazeres do dia a dia.

A Sami Sistemas com seus know-how de mais de 30 anos de mercado e grande capacidade de inovação, desenvolvedora do sistema SAMI ERP++, oferece a seus clientes uma ferramenta completa para gestão de condomínios, integrado a aplicativos e sites que atende a todos os itens mencionados e possui recursos que aumentam a produtividade da administradora tornando seu dia a dia mais fácil com tecnologia de ponta e pessoas sempre a disposição para auxiliar e encantar seus clientes.

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