Alguns motivos para manter a base de dados cadastrais do seu condomínio bem feita!

Hoje em dia, manter uma base de dados cadastrais bem realizada é importante para o condomínio, pois é sinônimo de segurança e organização.

No post de hoje, vamos abordar alguns dos motivos que fazem ser tão importante ter essa base de dados organizada e atualizada.

Boa leitura!

 Informações necessárias numa base de dados cadastrais

Este cadastro pode ficar em uma base de dados em meio eletrônico, ou em um software de gestão, que o condomínio use para controle. 

Nome do proprietário da unidade e seu CPF, nome dos moradores, endereço de correspondência, número de telefones e emails para contato. Estes são os dados básicos para uma gestão condominial.

Outras informações, como placas e modelos dos veículos da unidade, nome dos empregados autorizados a acessarem o condomínio e dados sobre os pets são informações que também contribuem para organização e segurança do condomínio, pois facilitam uma consulta desta base cadastral pelos porteiros.

Quando se pensa em dados cadastrais, logo se imagina que quanto mais informações, melhor o resultado. Por isso, fica aqui o alerta sobre a LGPD. Devido a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, em vigor desde setembro/ 2020, torna-se necessário ter alguns cuidados em relação aos cadastros dos condôminos.

Através desta regulamentação sobre as atividades de tratamento de dados pessoais é necessário avaliar e estabelecer medidas de quais são os dados realmente relevantes para a gestão do condomínio, evitando uma coleta excessiva e desnecessária.

Tipos de cadastros de moradores 

Há dois tipos de base cadastral que podem constar a disposição do condomínio: cadastro básico e cadastro completo. Em qualquer uma delas relações faz-se necessário a instrução de uso, para que nenhuma das informações sejam utilizadas para outras finalidades e não sejam fornecidos os dados para pessoas estranhas, que não estejam ligados a administração do condomínio.

Cadastro básico 

Este tipo de cadastro é utilizado para controles do condomínio, como acessos na portaria ou para entrega de encomendas e mercadorias.

No cadastro básico devem conter os nomes e um telefone ou email para contato dos moradores.

Cadastro completo 

Este cadastro é mais detalhista, contendo mais informações, além de telefones e e-mails, dados pessoais, como CPF, RG, ou outra informação importante para qualquer ocorrência que se faça necessário. 

O acesso a esta base cadastral deve ser restrito ao síndico e a Administradora, para a garantia do sigilo das informações.

Conforme a necessidade do condomínio, outras informações podem ser definidas em assembleia. Lembrando sempre, que ninguém é obrigado a fornecer seus dados, caso julgue que trata-se de uma invasão de privacidade.

Quais os motivos eu preciso deixar a base de dados bem feita? 

Toda a administração do condomínio vai ser mais tranquila com os dados organizados.

  • Multas e notificações podem ser encaminhadas com maior facilidade aos moradores, caso o síndico tenha os dados atualizados;
  • Organização e agilidade no recebimento de correspondências e a entrega aos destinatários.
  • Para as ações de cobrança dos condôminos inadimplentes. Em caso de troca de titularidade, torna-se muito constrangedor e desagradável uma cobrança indevida. Imagina um antigo proprietário ter seu nome negativado, por uma dívida que compete ao nome dono do imóvel? Uma base cadastral desatualizada pode acabar resultando em ações judiciais contra a Administradora.
  • Em caso de ocorrências é importante ter para quem ligar. Imagine um vazamento de água de um andar para outro durante todo um dia, sem que o síndico tenha o contato do proprietário da unidade para avisar sobre problema.
  • Agilidade na portaria: hoje em dia é normal as pessoas usarem a tecnologia para pedir produtos ou refeições. Com o cadastro atualizado, o porteiro consegue liberar a entrega das encomendas de forma mais ágil.

Condomínio organizado: uma necessidade! 

A segurança do condomínio é a chave para o sucesso da administração, pois mostra que a organização do local é boa, com o crescimento dos condomínios, se tornou essencial a segurança. 

Com a movimentação de pessoas, entradas e saídas, o cadastro deve ser bem efetivo para que o síndico possa ter o controle.

E aí na sua Administradora, como está a base cadastral dos moradores dos seus condomínios? Você tem alguma dúvida sobre esse assunto? Envie para nós que entraremos em contato! 

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