Quando é chegado o momento de fazer o balancete de condomínios, muitas dúvidas podem vir à mente sobre qual a melhor maneira de realizar isso.
Hoje, diante da tecnologia e do que ela pode oferecer, é certo que é possível otimizar esse processo e obter os melhores resultados. A transparência na prestação de contas é algo que faz toda a diferença na relação com os condôminos e deve ser valorizada.
Continue lendo e conheça 3 dicas essenciais para fazer o balancete de condomínios.
1. Possuir um ERP para facilitar os processos
Imagine se você tivesse um software que disponibilizasse virtualmente o orçamento, as guias e todos os documentos que comprovassem que o balancete está correto e em dia com os condôminos. Seria ótimo, não é mesmo?
Pois saiba que esse recurso existe e se chama Enterprise Resource Planning (ERP), ou em bom português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Nele é possível reunir dados diversos e organizá-los em uma base que pode ser acessada por membros registrados. Assim, de forma rápida e prática, você pode organizar e disponibilizar toda a informação necessária aos interessados.
2. Ter organização
Não adianta nada ter um belo software em mãos se você não sabe como organizar as informações para apresentar aos condôminos, certo?
Abaixo separamos algumas dicas essenciais que ajudarão você a fazer isso de maneira acertada. Confira:
- crie um relatório de receitas revelando os gastos e receitas disponíveis do início do período de gestão até o momento;
- faça outro só com as receitas divididas entre condôminos adimplentes e inadimplentes;
- por fim, organize mais um só com as despesas, entre as fixas, variáveis (ex.: obras extras acordadas previamente) e emergenciais.
Organizada essas informações, você deve, então, dividir o balancete entre o saldo mensal, calculado pela diferença entre a receita e a despesa do mês vigente, e saldo anual, resultado da soma do saldo do mês anterior com o atual. Assim, você saberá quanto há em caixa e será fácil prestar esclarecimentos.
3. Emitir os comprovantes de guias e documentos
Ok, agora você já sabe as questões mais importantes sobre como fazer o balancete de condomínios. Porém, não basta reunir as informações digitalmente e apresentá-las na reunião com os moradores se você não tiver os comprovantes de guias para validar os pagamentos e evitar desgastes desnecessários que, infelizmente, podem vir a acontecer.
Assim, você se assegura de mais uma forma que a transparência prevalecerá em todos os processos. Vale lembrar que o artigo 1348, inciso VIII do Código Civil, obriga o síndico a ordenar e justificar todas as transações feitas em sua administração.
Isso dá o direito aos moradores de exigirem a relação dos gastos e receitas a fim de estarem seguros sobre como os recursos coletivos têm sido geridos. Ainda que isso não imponha ao administrador que apresente tudo detalhadamente sem exceção, é considerada como boa prática não negligenciar qualquer detalhe quando solicitado.
Tendo os comprovantes das guias em mãos tudo isso se torna mais fácil e evita-se que transtornos e desentendimentos mais sérios possam vir a acontecer.
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